Monelle talousjohtajalle oma Excel-budjetti on hyvin rakas. Se on kuin oma lapsi, jonka kehittymistä seurataan ylpeänä ja sille opetetaan uusia kaavoja aina mahdollisuuden tullen. Varsinkin vuosibudjetoinnin yhteydessä talousjohtajalla on tapana ujuttaa Exceliin muutama uusi kaava osittaakseen, että kehitys on jatkuvaa.
Talousjohtaja tietää itsekin, että oma kullannuppu ei ole täydellinen, mutta ulkopuolisen on oltava hyvin varovainen Excel-budjetin arvostelussa.
Siitä huolimatta aion tuoda tässä artikkelissa esille myös Excel-budjetin heikkouksia. Toivon kuitenkin, että voin tehdä laajasti yhteistyötä suomalaisten talousasiantuntijoiden kanssa myös tulevaisuudessa.
Excel-budjetti ei integroidu
Jos Excel-budjetti olisi henkilö, hän olisi varmasti se yksinäinen etupulpetin oppilas, joka saa aina kokeesta kympin. Excel-budjetti pystyy käsittelemään kaavoja, joista takapulpetin pojat eivät ymmärrä mitään. Kaikessa viisaudessaan se on kuitenkin useimmiten huono kommunikoimaan ympäröivän maailman kanssa.
Siksi Excelillä toteutetut budjetit ovat usein hyvin työläitä ylläpitää ja seurata. Toteumatiedot joudutaan tavallisesti tuomaan budjettilukujen rinnalle käsin ja eivätkä kirjanpidon toteumaluvut ole helposti hyödynnettävissä budjetoinnissa.
Kun me aikoinaan aloitimme budjetointijärjestelmämme kehittämisen, vaivaton integroitavuus kirjanpitojärjestelmiin oli yksi tärkeimmistä vaatimuksista.
Tiimipeli ei ole Excel-budjetin vahvuus
Parhaiten excelbudjetointi sopii ympäristöön, jossa budjetointiprosessissa on vain yksi tai maksimissaan muutama henkilö mukana. Suuremman henkilömäärän mukaan ottaminen tuo tavallisesti mukanaan haasteita.
Mitä useampia henkilöitä budjetointiprosessiin osallistuu, sitä suuremmaksi kaavavirheiden ja tietojen linkityksessä tapahtuvien virheiden mahdollisuus kasvaa.
Prosessista voi tulla muutenkin hankalasti hallittava, mikäli budjetointivastuuta halutaan jakaa organisaatioon.
Varsinkin silloin, kun budjetti pitää sisällään tietoa, jonka ei haluta näkyvän läpi organisaation, voi budjetointivastuun jakaminen olla työlästä. Esimerkiksi henkilöstöbudjetti pitää tavallisesti sisällään tietoa, joka on syytä pitää vain harvojen nähtävillä.
Budjetointiprosessit eivät ole pysyneet perässä kehityksessä
Jostakin syystä liiketoiminnan ennustamisen prosessit eivät ole kehittyneet yhtä nopeasti kuin muut taloushallinnon osa-alueet.
Muut yritysten arjen taloushallinnon prosessit ovat kokeneet täydellisen mullistuksen viimeisen vuosikymmenen aikana. Yritysten välillä liikkuvat paperilaskut ovat muisto vain ja taloushallinnon työkaluja käytetään selaimen välityksellä.
Ennustetyökalujen osalta kehitys on ollut lähinnä Excel-version päivittämistä Office-paketin mukana.
Siksi me olemme kehittäneet Finazilla budjetointi- ja raportointiohjlemiston, joka taipuu eri kokoisten ja eri toimialoilla toimivien yritysten tarpeisiin.
Haasta meidät
Finazillan avulla budjetointiprosessi on mahdollista viedä alusta loppuun ilman Exceliä. Tiedämme, että se on paljon luvattu.
Testaa ihmeessä olisiko teidän yrityksenne Excel-budjetti korvattavissa Finazillan avulla. Otamme mielellämme haasteen vastaan.
