Yrityksen budjetointi- ja ennusteprosesseja voidaan tehostaa sitouttamalla henkilöstöä mukaan. Budjetit, ennusteet ja skenaariot kuvaavat organisaation tavoitteita ja tulevaisuuden suunnitelmia, joten eri yksiköiden ja toiminta-alueiden edustajien osallistaminen on usein perusteltua.
Henkilöstön osallistaminen budjetointiin ja ennusteisiin voi tuoda monia hyötyjä. Ensinnäkin se tarjoaa yrityksen johdolle arvokasta tietoa ja asiantuntemusta organisaation sisältä, mikä tukee realistisempien ja kestävämpien päätösten tekemistä. Lisäksi monille työntekijöille on merkityksellistä tulla kuulluksi ja osallistua tavoitteiden asettamiseen, mikä voi vahvistaa heidän sitoutumistaan ja motivaatiotaan.
Tärkeää on kuitenkin varmistaa, että budjetointi- ja ennusteprosessin hajauttaminen tukee yrityksen strategisia tavoitteita ja toimintamallia. Prosessi kannattaa suunnitella yrityksen tarpeiden ja kulttuurin mukaisesti, jotta osallistamisen laajuus on sopusoinnussa yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa.
Hyödynnä organisaation näkemys riittävän laajasti
Kokoa tietoa ja näkemystä
Kun budjetointi ja ennustaminen tehdään vain pienen ryhmän toimesta, yritykseltä jää hyödyntämättä suuri määrä arvokasta tietoa ja näkemyksiä. Näiden puuttumisen seurauksena saatetaan tukeutua oletuksiin, jotka eivät aina vastaa todellisuutta. Esimerkiksi voidaan olettaa, että asiat jatkuvat ennallaan, vaikka kentällä olisi jo havaittavissa muutoksen merkkejä – tai päinvastoin, valmistautua muutokseen, jota ei tosiasiassa ole tulossa. Siksi organisaation laaja osallistaminen budjetointiin, ennustamiseen ja tavoitteiden asettamiseen voi tuoda merkittävää lisäarvoa.
Kasvata työn merkityksellisyyttä kuuntelemalla
Toinen tärkeä näkökulma on henkilöstön näkökulma. Suurin osa ihmisistä arvostaa sitä, että heidän näkemyksensä otetaan huomioon. Kun työntekijät otetaan mukaan budjetointi- ja ennusteprosessiin sekä tavoitteiden asettamiseen, yrityksen tavoitteista tulee heidän omia tavoitteitaan. Tämä voi vaikuttaa siihen, miten mielekkäältä oma työ tuntuu.
Myynti ja muut funktiot budjetoinnin ja ennustamisen tukena
Usein budjetointi- ja ennusteprosesseissa sitoutetaan laajimmin myynti, sillä monissa osakeyhtiöissä budjetointi ja ennustaminen alkaa tuloslaskelman yläpäästä eli myynnistä, ja muu liiketoiminta suhteutetaan myynnin tavoitteisiin. Prosessi voi kuitenkin lähteä liikkeelle mistä tahansa organisaation näkökulmasta.
Vaikka myynnin sitouttaminen prosessiin on usein hyvä alku, kannattaa harkita myös muiden funktioiden ja avainhenkilöiden mukaan ottamista. Parhaimmillaan kaikki organisaation funktiot ja esimiehet johdosta tuotantoon voivat osallistua prosessiin.
Vinkki: Budjetointiprosessia hajautettaessa kannattaa tunnistaa yrityksen mahdolliset pullonkaulat tavoitteiden saavuttamisessa ja sitouttaa näistä toiminnoista vastaavat henkilöt mukaan. Esimerkiksi, jos kasvun esteenä on osaavien työntekijöiden löytäminen, rekrytoinneista ja HR:stä vastaavan tiimin osallistaminen voi tuoda lisäarvoa prosessiin.
Valitse sopivat työkalut hajautettuun budjetointiin ja ennustamiseen
Budjettien ja ennusteiden laatiminen jää usein pienen ryhmän vastuulle osittain työkalujen puutteiden vuoksi. Finazilla on kehittänyt ratkaisun, jonka avulla koko organisaation voi helposti ottaa mukaan budjetointiin, ennustamiseen ja tavoitteiden asettamiseen. Finazillan avulla käyttäjät pääsevät käsiksi juuri niihin näkymiin, jotka ovat heidän työnsä kannalta olennaisia, samalla kun luottamuksellinen tieto voidaan rajata pois ja pitää salassa käyttöoikeuksien avulla.
