Budjetoinnin merkitys nopeasti muuttuvassa maailmassa

Vuosibudjetti on varsinkin kasvuyrityksissä väärinymmärretty työkalu, jonka merkitystä kyseenalaistetaan paljon. Se saatetaan yhdistää kankeaan päätöksentekoon ja byrokratiaan. Kaikessa staattisuudessaan vanha kunnon vuosibudjetti on kuitenkin varsin oivallinen tapa kirkastaa tulevan vuoden tavoitteet.

Toisaalta se ei useinkaan ole soveltuva ainoaksi tulevaisuutta kuvaavaksi talousjohtamisen työkaluksi vaan rinnalle tarvitaan jatkuvaa ennustamista.

Strateginen ja taktinen talouden johtaminen

Finazilla Oy:n toimitusjohtaja Juhamatti Hyyppä kuvasi budjetoinnin ja ennustamisen merkityksen seuraavasti.

”Molemmat työkalut ansaitsevat aikansa ja paikkansa. Jaan työssäni laskentatoimen strategiseen laskentatoimeen ja taktiseen laskentatoimeen. Budjetti on mun mielestä nimenomaan se strateginen työkalu.

Siinä pyritään kuvaamaan aikaa tästä vähän pidemmälle ja miettimään mihin yrityksen liiketoiminta on menossa.

Mukana saattaa olla muukin intressi, kuin pelkästään liiketoiminta. Se voi olla esimerkiksi tieto, että haluamme sitouttaa henkilöstöä, mikä puolestaan saattaa vaatia yritysjärjestelyjä. Mielestäni budjetti on oikea työkalu siihen.

Sitten tullaan taktiseen laskentatoimeen, joka on sitä jatkuvaa ennustamista. Olennaisin ero siinä on, että ennusteella korjataan budjettia. Tarkennetaan siis olemassa olevaa isoa kuvaa olemassa olevan liiketoimintaympäristön mukaan paremmin siihen päivään soveltuvaksi.”

 – Juhamatti Hyyppä, Finazilla

Strateginen budjetti auttaa yritystä pysymään oikealla kurssilla

Strateginen budjetti konkretisoi yrityksen suunnan, jolloin oikealla kurssilla pysyminen on huomattavasti helpompaa.

Kun budjetti laaditaan pitkälle aikavälille, kuten vuodelle, suuntaviivoja voi luvan kanssa maalata melko suurella pensselillä. Yksityiskohtiin takertuminen ei useimmiten paranna budjetin tarkkuutta. Budjetoidessa on tärkeää ymmärtää, mikä on todellisuudessa merkityksellistä ja mikä ei.

Toisaalta budjetti tulee rakentaa sellaisista muuttujista, joiden seuraaminen on mahdollista ja joiden seuraaminen on päätöksenteon kannalta hyödyllistä.

Taktinen ennustaminen mahdollistaa nopean reagoinnin

On selvää, ettei pelkkä vuosibudjetti tarjoa riittävän dynaamista näkymää tulevaisuudesta. Usein ennen joulua valmiiksi saatu vuosibudjetti on osittain vanhentunut jo tammikuussa lomilta töihin palatessa. Siksi sen rinnalle tarvitaan jatkuvaa ennustamista.

Jatkuvasti päivittyvät ennusteet ovat taktisia työkaluja, joilla alkuperäistä suunnitelmaa sopeutetaan sen hetkiseen ympäristöön.

Esimerkkinä voisi pitää jääkiekkojoukkuetta, joka lähtee ensimmäiseen erään toteuttamaan ennalta laadittua suunnitelmaa. Jos joukkue on kuitenkin toisen erän jälkeen tappiolla 6-0, lienee selvää ettei kahta seuraavaa erää kannata pelata alkuperäisen suunnitelman mukaan.

Mikäli joukkueella tai tässä tapauksessa yrityksellä ei ole työkaluja suunnitelmansa muuttamiseen, joudutaan päätökset tekemään vajavaisin tiedoin, jolloin lopputulos ei varmasti ole paras mahdollinen.

Skenaariotyöskentely

Liiketoimintaympäristön muuttuessa yhä nopeampaa tahtia, skenaariotyöskentelyn merkitys on korostunut.

Käytännössä kysymys on siis siitä, että yrityksen laativat vaihtoehtoisia näkymiä tulevaisuudesta. Varsin tyypillinen käytäntö on, että vaihtoehtoisia skenaarioita laaditaan kolme.

• Base Scenario – todennäköisin näkymä tulevaisuudesta
• Best Case Scenario – Paras realistisesti odotettavissa oleva näkymä tulevaisuudesta
• Worst Case Scenario – Mihin päädymme, jos pahin tapahtuu?

Finazillan avulla sekä budjetit, ennusteet sekä skenaariot voidaan ulottaa aina taseeseen, kassavirtaan ja rahoitukseen asti, koska tiukan paikan tullen tulosbudjetti tai -ennuste ei ole kovinkaan hyödyllinen.